TERTIB
ADMINISTRASI DAN ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS SEBAGAI PENUNJANG KEBERHASILAN
TUGAS JABATAN NOTARIS
PENDAHULUAN
Jabatan Notaris lahir
karena masyarakat membutuhkannya, bukan jabatan yang sengaja diciptakan
kemudian baru disosialisasikan kepada masyarakat. G.H.S. Lumban Tobing, SH.,
dalam bukunya yang berjudul Peraturan Jabatan Notaris menyebutkan bahwa lembaga
kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat” ini timbul dari kebutuhan dalam
pergaulan sesama manusia, yang menghendaki adanya alat bukti baginya mengenai
hubungan hukum keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu
lembaga dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar
gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau
dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti tertulis yang mempunyai
kekuatan otentik.
Sehingga secara singkat
dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris bukanlah untuk dirinya sendiri
melainkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah yang menjadi
dasar mengapa seorang Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya
dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya.
Pada dasarnya, peran
seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang
berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini
jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan
menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat
mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas
kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya.
Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan.
Hal tersebut di atas
berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini, sehingga
tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara para Notaris.
Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi
negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk
meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia
kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa.
Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik
Notaris yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun
2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga
seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh
mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.
SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS
Keberhasilan seorang
Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan
juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak,
tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah
dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris
untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum
ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.
Kata “administrasi” dapat
diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit,
administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis
(kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang
disahkan, daftar surat di bawah tangan yang
dibukukan, dan lain-lain.
Namun dalam arti luas,
administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan,
perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat
dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah
diperkirakan.
Sedangkan pengertian
“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan
wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan
tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu
organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang
dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
Dengan demikian,
Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan
menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari
sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan
aktivitasnya tersebut, meliputi :
1. Kantor ;
2. Inventaris (Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4. Pendokumentasian/tata kearsipan.
1. Kantor
Salah satu daya tarik yang
dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu sendiri. Sebuah kantor Notaris
yang baik dapat menimbulkan kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor
Notaris yang baik bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah
melainkan kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan
di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat
memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya.
Ruangan-ruangan dalam
kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik
bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut.
Penataan kantor sebaiknya
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a.
Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris,
ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip.
Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya
tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan
yang sedang mencetak akta.
b.
Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan
penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi
kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor.
c.
Estetika kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi
semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke
kantor Notaris tersebut.
d.
Jika terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga
dipasang pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan
produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja
yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.
e.
Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.
2. Inventaris (Peralatan) kantor
Kecepatan dan kenyamanan
bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan
sebagai berikut :
a. Komputer dan printer ;
b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari penyimpanan.
Penggunaan inventaris
(peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik.
Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan
efisiensi kantor.
Dalam menentukan pilihan
dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat
perhatian adalah:
a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.
b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang
menggunakannya.
c. Fleksibilitas penggunaan.
d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
e. Harga dan layanan purna jual.
f. Nilai keindahan.
3. Karyawan
Demi kelangsungan
kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan yang dapat membantu,
baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian
akta/surat/dokumen.
Oleh karena akta-akta yang
dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang harus
dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus
dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor
Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan,
apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari.
Di samping itu, karyawan
kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Teliti ;
b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;
c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama
menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan.
Setiap karyawan Notaris
harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol
dan pengawasannya.
4. Pendokumentasian/tata kearsipan
Tata kearsipan dapat
diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur,
sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
Dengan demikian, tata
kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi,
serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan
tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari
administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata
dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk
dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan
dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.
Dokumen yang harus
dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain
:
1.
Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan
sebagai Notaris;
2.
Berita Acara Sumpah Notaris ;
3.
Sertipikat Cuti Notaris ;
4.
Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku
Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah
diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada
halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.
Pasal 1 butir 13 UUJN
menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen
yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris.
Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung
walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal
dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai
Pemegang Protokol Notaris.
Pasal 62 UUJN mengatur
mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan Protokol
Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol
Notaris dilakukan dalam hal Notaris:
a.
meninggal dunia ;
b.
telah berakhir masa jabatannya ;
c.
minta sendiri ;
d.
tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas
jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;
e.
diangkat menjadi pejabat negara ;
f.
pindah wilayah jabatan ;
g.
diberhentikan sementara ; atau
h.
diberhentikan dengan tidak hormat.
Sedangkan dalam Penjelasan
Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas:
a. Minuta
Akta;
Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di
dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap
dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya
minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari
50 akta. Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan
tahun pembuatannya.
b. Buku
daftar akta atau Repertorium;
Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat
semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta
maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut, nomor bulanan, tanggal, sifat
akta dan nama para penghadap.
Contoh pengisian Buku Daftar Akta atau
Repertorium :
|
NOMOR
URUT
|
NOMOR
BULANAN
|
TANGGAL
AKTA
|
SIFAT
AKTA
|
NAMA PENGHADAP DAN/ATAU
YANG DIWAKILI/KUASA
|
|
01
|
01
|
04 April 2011
|
Perjanjian Kredit
|
1. Tuan Adi dengan persetujuan
isterinya -
Nyonya Ida; --------
------ Debitur -----
2. Tuan Agus Kadir qq.
Bank Niaga; -------------
Kreditur -----
|
|
02
|
02
|
04 April 2011
|
Perjanjian
Jaminan Fidusia
|
1. Tuan Adi dengan persetujuan
isterinya
Nyonya Ida; --------
------ Debitur -----
2. Tuan Agus Kadir qq.
Bank Niaga; --------
------ Kreditur ----
|
|
03
|
03
|
18 April 2011
|
Wasiat
|
Nyonya Janda Diana Ho
|
c. Buku
daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta
di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah
tangan, baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan mencantumkan nomor
urut, tanggal, sifat surat dan nama semua pihak.
Contoh pengisian
Buku Daftar Surat di bawah tangan yang penandatanganannya
dilakukan di hadapan Notaris (Yang disahkan) :
|
NOMOR
|
TANGGAL
|
SIFAT SURAT
|
NAMA YANG MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG DIWAKILI/KUASA
|
|
Leg.10
/2011
|
06 April 2011
|
Surat
Persetujuan
dari suami kepada
isterinya untuk
menjual sebidang
tanah Hak Milik,
Sertipikat Nomor
108/Kalibata,
berikut bangunan
yang terletak di
Propinsi DKI
Jakarta,
Kotamadya
Jakarta
Selatan,
Kecamatan
Pancoran, Kelurahan
Kalibata.
|
Tuan Joko Susanto
|
Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah
tangan yang
didaftar (Yang Dibukukan):
|
NOMOR
|
TANGGAL
SURAT
|
TANGGAL
DIDAFTAR
|
SIFAT SURAT
|
NAMA YANG
MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG
DIWAKILI
|
|
Reg.10/2011
|
06 April
2011
|
13 April
2011
|
Perjanjian
Pemberian
komisi untuk
proyek
pembangunan
apartemen.
|
5. Tuan Dodi; -----
-- Pihak Pertama ----
6. Tuan Koko; ------
---- Pihak Kedua ----
|
d. Buku
daftar nama penghadap atau Klapper;
Notaris wajib membuat
daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan, dimana
dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta.
Contoh pengisian Buku Daftar Nama Penghadap atau
Klapper:
Buku Klapper Akta (A) :
|
NO.
URUT
|
NAMA
PENGHADAP/
YANG
DIWAKILINYA
|
SIFAT AKTA
|
TANGGAL
AKTA
|
NOMOR
AKTA
|
NOMOR PADA
REPERTORIUM
|
|
01
|
Adi
|
Perjanjian
Kredit
|
04 April
2011
|
01
|
01
|
|
02
|
Adi
|
Perjanjian
Jaminan
Fidusia
|
04 April
2011
|
02
|
02
|
|
03
|
Agus Kadir
|
Perjanjian
Kredit
|
04 April
2011
|
01
|
01
|
|
04
|
Agus Kadir
|
Perjanjian
Jaminan
Fidusia
|
04 April
2011
|
02
|
02
|
Buku Klapper Akta (D) :
|
NO.
URUT
|
NAMA PENGHADAP/
YANG
DIWAKILINYA
|
SIFAT
AKTA
|
TANGGAL
AKTA
|
NOMOR
AKTA
|
NOMOR PADA
REPERTORIUM
|
|
01
|
Diana Ho
|
Wasiat
|
18 April
2011
|
03
|
03
|
Buku Klapper Surat Di Bawah Tangan Yang
Disahkan (J) :
|
NO.
URUT
|
NAMA PENGHADAP/YANG
DIWAKILI/KUASA
|
SIFAT SURAT
|
TANGGAL DAN NOMOR
PENGESAHAN
|
|
01
|
Joko Susanto
|
Surat
Persetujuan
|
Tgl. 06 April 2011
No. Leg. 10/2011
|
e. Buku
daftar protes;
Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta
Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat dengan tulisan “NIHIL”.
f. Buku
daftar wasiat; dan
Notaris wajib mencatat akta-akta wasiat yang
dibuatnya dalam Buku Daftar Wasiat. Selain itu, paling lambat pada tanggal 5
setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar wasiat atas
wasiat-wasiat yang dibuat
pada bulan sebelumnya. Apabila tidak ada wasiat
yang dibuat, maka Buku Daftar Wasiat tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan
tulisan “NIHIL”.
Contoh pengisian Buku Daftar Wasiat :
|
No
|
YANG MEMBUAT WASIAT
|
AKTA WASIAT
|
NAMA &
TEMPAT
KEDUDU
KAN
NOTARIS
YANG
MEMBUAT
AKTA
|
||||||
|
Nama
Lengkap
(dahulu
berna
ma)
|
Tem
pat
Lahir
|
Tgl Bu
lan
dan Ta
hun
Lahir
|
Peker
jaan
|
Alamat
Ter
akhir
|
No
mor
Akta
|
Tanggal
Akta
|
Nomor
Reper
torium
|
||
|
01
|
Diana
Ho
|
Jakar
ta
|
10
Maret
1925
|
Ibu
rumah
tangga
|
Jl.
Manisan
V.5,
Jakarta
Selatan
|
03
|
18 April
2011
|
76
|
Kartika,
Sarjana
Hukum
|
g. Buku
daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Salah satunya adalah Buku Daftar Perseroan Terbatas, yang mencatat kapan
Pendiriannya dan dengan akta nomor dan tanggal berapa, Perubahan Anggaran Dasar
atau Perubahan susunan anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pemegang
Sahamnya.
Di samping Buku Daftar
yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah disebutkan di atas, seorang
Notaris yang baik seyogyanya mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan
terhadap hal-hal sebagai berikut:
1.
Buku Daftar Akta Harian ;
2.
Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi
Buku setiap bulannya ;
3.
File Arsip Warkah Akta ;
4.
File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ;
5.
File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan;
6.
File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ;
7.
File Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa
salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan) ;
8.
File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD)
yang dilampiri dengan tanda terima dari MPD ;
9.
File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq
Balai Harta Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;
10.
File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta;
11.
Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ;
12.
File Arsip Surat Masuk Notaris ;
13.
File Arsip copy Surat Keluar Notaris ;
14.
Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan
hukum yang dibuat di kantornya.
Setiap bulan,
selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara tertulis
salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar lain yang dibuat
pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (= Laporan Bulanan).
Contoh Laporan Bulanan Akta, adalah sebagai berikut
:
Nomor : 001/IV/2011 Jakarta, 01 April 2011
Lampiran :
4 berkas
Hal :
Penyampaian Salinan Akta
Yang Telah Disahkan dari Daftar
Akta, Daftar Surat Di Bawah
Tangan Yang Disahkan & Yang
Dibukukan serta Salinan Daftar Protes
Kepada Yth.
Ketua Majelis Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan
JL. MT Haryono Nomor 24
Jakarta
Dengan Hormat,
Untuk memenuhi ketentuan Pasal 61 ayat (1)
Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan Notaris dan sehubungan dengan
Pasal 38 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik
Indonesia No. M.02.PR.08.10 Tahun 2004 tanggal 7 Desember 2004, maka dengan ini
saya sampaikan :
1.
Salinan yang telah disahkan dari Buku daftar Akta, yang dibuat dalam
bulan Maret 2011, dengan nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 25 dan nomor urut
repertorium 50 sampai dengan nomor 75;
2.
Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat
dalam bulan Maret 2011, dengan nomor urut Leg. 10/2011
3.
Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat
dalam Bulan Maret 2011, dengan nomor urut Reg. 10/201; Salinan daftar Protes
seperti dimaksud dalam Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab Undang-Undang Hukum
dagang yang dibuat dalam bulan Maret 2011, NIHIL.
Demikian disampaikan, agar dapat diterima dengan
baik dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
Notaris di Palembang,
(KARTIKA, SH)
Dalam menjalankan
jabatannya, Notaris harus memiliki integritas dan bertindak profesional. Pada
saat mengucapkan sumpah jabatannya pun Notaris berjanji untuk menjalankan
jabatannya dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak serta
menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajibannya sesuai dengan kode
etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab.
Walaupun demikian tidak
dapat dipungkiri bahwa masih banyak Notaris, baik disengaja maupun tidak, dalam
melaksanakan jabatannya melakukan perbuatan-perbuatan yang melanggar peraturan
perundang-undangan dan kode etik. Pelanggaran tersebut antara lain :
1.
Notaris mempunyai papan nama lebih dari satu di tempat berbeda ;
2.
Papan nama Notaris masih terpampang, sedangkan Notarisnya sudah pensiun
atau sudah meninggal dunia ;
3.
Notaris sudah pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ;
4.
Notaris sudah meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan oleh
ahli waris, tidak diserahkan kepada Notaris yang sudah ditunjuk sebagai
Pemegang Protokol;
5.
Notaris tidak membuat buku-buku daftar yang merupakan Protokol Notaris,
seperti Buku Daftar Akta atau Repertorium dan Buku Daftar Nama Penghadap atau
Klapper. Sedangkan di dalam minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang tidak
perlu dilekatkan, seperti kwitansi biaya pembuatan akta.
PENUTUP
Keberhasilan seorang
Notaris terlihat tidak hanya terbatas pada berapa banyak jumlah akta yang ia
buat setiap bulannya, melainkan terlihat dari bagaimana cara ia mengelola
administrasi kantornya itu. Bagi seorang Notaris adalah sangat penting untuk
memelihara ketertiban administrasi kantor dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut
dikarenakan seluruh akta-akta dan arsip yang disimpan oleh seorang Notaris
adalah dokumen/arsip milik negara yang harus dijaga serta dipelihara dengan
sunguh-sungguh.
Sehingga dapat disimpulkan
bahwa seorang Notaris yang sukses dalam melaksanakan jabatannya dapat
dipastikan telah menjalankan sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor yang
baik.
Demikianlah sedikit
pembahasan mengenai Sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor Notaris yang
dapat kami berikan. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan gambaran yang
berguna kepada rekan-rekan semua.
DAFTAR PUSTAKA
Saputro, Anke Dwi , ed.
100 Tahun Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Dulu,
Sekarang, dan di Masa Datang. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
2008.
Tobing, G.H.S. Lumban. Peraturan
Jabatan Notaris, cet. 1.
Jakarta : Erlangga. 1980
Indonesia, Undang-Undang
Jabatan Notaris, UU No. 30 Tahun 2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN No. 4432.
http://notary-herman.blogspot.com/2009/03/tertib-administrasikantor-notaris.html
Hanindito, Edna. Administrasi
Kantor Notaris, Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis
Pelaksanaan Operasionalisasi Sistem Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain
Yang Terkait yang diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di The Ritz
Carlton Pacific Place Lt.4, SCBD Area, pada tanggal 18-19 Januari 2010.
Natakusumah, Arikanti. Sistim
Administrasi Kantor Notaris, Jakarta 19-20 Januari 2010.
Widjaja, Winarti Lukman. Tata
Kelola Kantor Notaris. Notaris Kota Jakarta Pusat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar