MENGELOLA ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS

TERTIB ADMINISTRASI DAN

PENGELOLAAN ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS

SEBAGAI PENUNJANG KEBERHASILAN TUGAS NOTARIS

A. PENDAHULUAN

Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis‑menulis belaka.  Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.

“Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan.   Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan­-bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.

Sebagai contoh, kantor Notaris yang membuat berbagai jenis akta, tidak akan dapat melaksanakannya dengan baik tanpa adanya catatan-catatan mengenai segala sesuatu tentang kliennya, tujuan dari dibuatnya akta, jenis akta yang diinginkan, dan sebagainya.

Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

Dengan demikian, pekerjaan kantor mencakup beberapa kegiatan pokok yang meliputi:

-         pencatatan, angka-angka dan

-         perhitungan-perhitungan.

Catatan adalah segala sesuatu yang tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan. Catatan­-catatan tersebut merupakan data, yang perlu diolah lebih lanjut untuk menjadi informasi.

Bagi suatu kantor Notaris, catatan itu antara lain dapat berupa :

Catatan mengenai klien (nama, alamat, usia, status, pekerjaan, dsb).

a.   Catatan mengenai jenis akta yang akan dibuat.

b.   Catatan mengenai keuangan.

c.    Catatan mengenai peraturan-peraturan,

d.   Catatan mengenai jumlah akta yang dibuat, dan lain-lain.

Untuk melaksanakan seluruh kegiatan tersebut diatas, diperlukan tersedianya ruangan yang diatur dengan baik, peralatan dan perlengkapan yang sesuai, tata kearsipan yang baik, pelaksanaan komunikasi kantor yang efektif, serta tersedianya pegawai yang mempunyai kejelasan tugas, wewenang, tanggungjawab dan haknya masing-masing.

B. Tata Ruang Kantor

Suatu kantor yang ditata dengan baik, akan menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi para pegawai kantor yang bersangkutan, maupun bagi tamu-tamu yang datang ke kantor yang bersangkutan.  Oleh sebab itu, penataan ruang kantor perlu mendapat perhatian bagi setiap pimpinan kantor. Dalam kaitan dengan tata ruang beberapa kondisi fisik yang perlu diperhatikan adalah:

1.   Penerangan atau cahaya yang cukup dan baik, sehingga pegawai dapat melihat dengan cepat, mudah, dan senang, Dengan penerangan yang baik, akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan; dan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan, serta meningkatkan prestise kantor.

2.   Warna, yang tidak hanya untuk mempercantik ruang kerja, tetapi juga juga perlu diperhatikan faktor keindahan dan psikologis dari warna tersebut,

3.   Pilihan warna untuk kantor, disamping dapat memberikan kindahan, juga dapat mempengaruhi hasil kerja pegawai, karena warna dapat mempengaruhi perasaan, pengertian, dan pikiran seseorang.

Misalnya warna kuning, jingga, dan merah, dipandang sebagai warna yang panas, dan biasanya  memberikan  pengaruh psikologis yang mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya, warna hijau tua, biru tua, dan ungu, memberikan pengaruh ketenangan, sedangkan warna ungu muda dan biru memberikan perasaan menekan.

4.   Pengatur suhu udara (air conditioning), yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang  menyenangkan bagi para tamu.

5.   Suara yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai,  menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1.   Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.

2.   Bagian yang melayani tamu diletaknya di bagian depan.

3.   Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus  dijauhkan dari pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat  penerimaan tamu.

4.   Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun, suara mesin-mesin, pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menycnangkan bagi para tamu.

5.   Suara, yang dapat berpengaruh terhadap konsentrasi pegawai, menyebabkan timbulnya kesalahan dalam pekerjaan, mengganggu komunikasi, dan sebagainya.

Untuk penataan ruang kantor itu sendiri, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a.   Kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan, diletakkan berdekatan.

b.   Bagian yang melayani tamu diletakkan di bagian depan.

c.    Mesin-mesin kantor yang menimbulkan gangguan suara, harus dijauhkan dari pekerjaan yang memerlukan konsentrasi dan tempat  penerimaan tamu.

d.   Tempat rapat atau pertemuan diletakkan di tempat yang tidak terganggu oleh berbagai suara, baik berupa percakapan maupun suara mesin-mesin.

C. Perlengkapan Dan Mesin-mesin Kantor

Penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan dan mesin kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan dan mesin-­mesin kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:.

1.   Jenis pekerjaan dan Cara penyelesaiannya.

2.   kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.

3.   Fleksibilitas penggunaan.

4.   Kualitas dan kuantitas pekerjaan.

5.   Harga dan layanan purna jual.

6.   Nilai keindahan.

D.Tata Kearsipan.

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing - masing.

Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:

1.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun  berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :

-pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak. 

-  Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.

Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut menjadi:

1.   Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.

2.   Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3.   Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan sebagai referensi saja.

Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:

a.   Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur   menurut  suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,

b.   Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.

c.    Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb. Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.

Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:

1.   Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.

2.   Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.

3.   Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.

4.   Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.

5.   Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama wilayah/daerah.

Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.

Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.

E. Komunikasi Kantor:

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:

1.   Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,

-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.

-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.

-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dcngan pekerjaan kantor.

2.   Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor Notaris dengan klien.

3.   Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

F. Kepegawaian Kantor.

Untuk melaksanakan kegiatan kantor, diperlukan sejumlah pegawai yang memenuhi persyaratan sesuai dengan pekerjaan yang makin dilakukannya. Dalam hal ini, beberapa faktor yang perlu mendapatkan perhatian adalah:

1.   Kejelasan tugas, hak, wewenang, dan tanggung-jawab dari setiap pegawai.

2.   Pembayaran yang adil.

3.   Kesempatan untuk maju.

4.   Pengakuan atau penghargaan atas hasil pekerjaan.

5.   Perikuan sebagai manusia.

6.   Pengawasan yang efektif.

G. Penerapan Administrasi Kantor Pada Kantor Notaris.

Dari hasil pengamatan kebeberapa kantor Notaris dan informasi yang diterima, tertib administrasi kantor bagi karitor Notaris merupakan factor yang sebenarnya sangat penting, namun tampaknya belum sepenuhnya disadari oleh para Notaris yang bersangkutan.

Berbagai aspek dari administrasi kantor yang baik, seperti tata ruang, tata kearsipan,  prosedur surat menyurat, dan kepegawaian, masih belum mendapatkan perhatian sebagaimana yang diharapkan.

Beberapa kendala memang merupakan faktor yang tidak dapat dihindari, misalnya dalam hal penyimpanan akta akta, terutama bagi kantor Notaris yang cukup besar dan jumlah akta yang dibuat cukup besar pula jumlahnya.

Pemecahan masalah penyimpanan akta tampaknya bukan merupakan hal yang mudah, mengingat belum adanya kejelasan mengenai akta merupakan dokumen yang sangat penting, dan dijamin keasliannya, walaupun sudah bersifat statis.

Beberapa masalah yang terlihat pada kantor Notaris, antara lain adalah:

1.   Kurang tertatanya ruang kerja dengan balk.

2.   Belum adanya kejelasan tugas, wewenang, hak, dan tanggung-jawab dari setiap  pegawai. Hal ini terlihat terutama apabila dalam kantor Notaris itu, terdapat hubungan keluarga yang sangat dekat antara Notaris dengan pegawainya.

3.   Kurangnya kemampuan pegawai dalam mengikuti akan mengantisipasi pada perkembangan di luar kegiatan notaris yang akan membawa dampak terhadap kemajuan kantor Notaris yang bersangkutan.

4.   Belum adanya cara penyimpanan berkas yang baik, sehingga penemuan kembali surat-surat, seringkali hanya didasarkan pada ingatan saja.

Beberapa upaya pembenahan dalam penerapan administrasi kantor yang baik, antara lain adalah:

1.   Penataan kembali tata ruang sehingga situasi kantor lebih mendorong gairah kerja para pegawai, serta memberikan kenyamanan bagi para tamu yang datang.

2.   Perumusan tugas, hak, wewenang, dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap pegawai.

3.   Pembuatan kartu kendali sebagai alat untuk memantau proses penyelesaian suatu akta.

4.   Penataan arsip dengan memilih metoda penyimpanan yang dirasakan paling sesuai dengan kantor Notaris yang bersangkutan.

Ditengah kemajuan teknologi informasi, semakin banyaknya jumlah Notaris, dan perkembangan global yang akan berdampak terhadap kegiatan Notaris, kajian yang lebih mendalam guna mengetahui akar permasalahan dan upaya pemecahannya, kiranya sangat diperlukan.