TENTANG AKTA, BENTUK, MINUTA, SALINANNYA DAN REPERTORIUM

TENTANG AKTA, BENTUK-, MINUTA-, SALINANNYA

DAN REPERTORIUM

Uraian dibawah ini masih mengacu pada peraturan jabatan notaris stbl 1830:3 ,, namun demikian isinya cukup relevan untuk dibahas dan dikaji banding dengan UUJN no 30/2004,… sebagai mahasiswa MKn tugas kita lah yang menjabarkan mengkaji banding secara Matrikulasi,,, agar lebih terlihat dengan jelas perbedaan dan persamaannya.

Manfaatnya sudah tentu akan lebih komprehensif sebagai bekal ketika sudah berpraktek sebagai Notaris nanti.

Demikian semoga ada manfaatnya

H3r

Notaris tidak boleh membuat akta, di dalam mana ia sendiri, isterinya, keluarganya sedarah atau semenda, dalam garis lurus tanpa pembatasan derajat dan dalam garis ke samping sampai dengan derajat ketiga, baik secara pribadi maupun melalui kuasa, bertindak sebagai pihak.

Larangan ini tidak berlaku dalam hal isteri, keluarga sedarah atau semenda tersebut bertindak sebagai pembeli, penyewa, pengepah, pemborong atau penjamin dalam akta, di mana penjualan di muka umum, sepanjang penjualan itu dapat dilakukan di hadapan notaris, persewaan, pengepahan atau pemborongan dikonstatir atau sebagai anggota rapat di mana dari apa yang dibicarakan oleh notaris dibuat berita acaranya.

Di dalam hal terjadi pelanggaran, maka akta itu hanya mempunyai kekuatan sebagai akta di bawah tangan, apabila itu ditanda tangani oleh pihak yang hadir dan notaris dihadapan siapa akta itu dibuat wajib untuk membayar biaya, ganti kerugian dan bunga kepada yang berkepentingan.

Akta-akta yang tidak boleh dibuat oleh Notaris.

Dari bunyi pasal 20 P.J.N. tersebut dapat diketahui, bahwa tidak semua akta dapat dibuat oleh notaris.

Di dalam akta notaris, notaris melakukan peranan sebagai "saksi" (getuige). Kepada kesaksiannya diberikan suatu kepercayaan yang besar sekali dan oleh karena itu dari seorang notaris harus dapat diharapkan dalam segala hal di dalam menjalankan tugasnya sebagai notaris tindakan yang tidak memihak, sesuai dengan isi sumpah jabatannya di mana antara, lain dikatakan, bahwa notaris akan menjalankan jabatannya dengan jujur, seksama dan tidak berpihak. Tindakan memihak dapat terjadi, apabila di dalam akta notaris ia sendiri menyatakan (mengkonstatir) keterangan ataupun perbuatan yang diberikan atau dilakukannya sendiri atau di dalam akta itu, yang dibuat olehnya atas permintaan dari keluarganya yang terdekat dicantumkan tindakan-tindakan atau keterangan-keterangan yang mereka lakukan atau berikan. Dalam hal-hal seperti itu pembuat undang-undang tidak memberikan kepercayaan kepada notaris; pembuat undang-undang menyatakan notaris tidak berwenang dan melarang untuk memberikan bantuannya bagi dirinya sendiri, isterinya dan bagi keluarga yang dimaksud dalam pasal 20 tersebut.

Menurut pasal 20 P.J.N. seseorang dapat dengan dua cara menjadi pihak dalam suatu akta notaris, yakni : 1, dengan kehadiran sendiri (in persoon) dan 2. melalui atau dengan perantaraan kuasa (door gemachtigde).

Dalam pasal 21 Notariswet (yang berlaku di negeri Belanda), selain dengan kedua cara tersebut, masih ada disebutkan cara lain, yakni "in hoedanigheid" (dalam jabatan atau kedudukan), cara mana tidak terdapat di dalam pasal 20 P.J.N. Cara ketiga ini mungkin kelupaan mencantumkannya dalam pasal 20 P.J.N., akan tetapi mengingat bahwa cara sedemikian itu banyak terjadi dalam praktek notaris, maka ada baiknya, agar para notaris mengartikan pasal 20 tersebut sedemikian rupa, bahwa orang-orang yang dimaksud dalam pasal 20 tersebut tidak hanya tidak diperkenankan untuk menjadi pihak dalam akta "melalui kuasa" (door gemachtigde), akan tetapi juga tidak "in hoedanigheid" (dalam jabatan atau kedudukan), misalnya sebagai wali, curator atau pelaksana wasiat.

Orang-orang yang tidak boleh menjadi pihak dalam akta yang dibuat oleh notaris.

Pertama-tama yang tidak boleh menjadi pihak dalam akta menurut pasal 20 P.J.N. ialah notaris 'sendiri, hal mana berarti bahwa ia tidak boleh mencantumkan keterangannya sendiri dalam akta, kecuali keterangan-keterangan dalam rangka pemenuhan formalitas-formalitas yang berhubungan dengan pembuatan akta dan yang diharuskan oleh undang-undang, misalnya pasal 675 K.U.A. Perdata. Juga ia tidak boleh mencantumkan dalam akta tindakan-tindakan yang dilakukannya sendiri dan juga tidak boleh membuat akta atas permintaannya sendiri. Kalaupun di dalam akta notaris terdapat banyak keterangan kesaksian mengenai perbuatan atau tindakan yang dilakukan oleh notaris sendiri, semuanya itu adalah berupa pemenuhan formalitas-formalitas yang diharuskan oleh undang-undang mengenai pembuatan akta, seperti yang dimaksud di atas. Semua tindakan itu dilakukannya dalam pemenuhan formalitas di dalam memenuhi syarat-syarat yang ditentukan oleh undang-undang. Dengan melakukan perbuatan itu notaris tidak menjadi pihak dalam akta yang dibuatnya itu.

Selain notaris sendiri, maka menurut pasal 20 P.J.N. tersebut juga tidak boleh menjadi pihak dalam akta yang dibuat oleh notaris, yakni para keluarga sedarah dan semenda dari notaris, satu dan lain sebagaimana yang diperinci dalam pasal tersebut.

Dalam pada itu hendaknya diperhatikan, bahwa yang dimaksudkan dengan keluarga dan semenda dalam pasal tersebut hanya keluarga sedarah dan semenda dari notaris. Dengan demikian notaris dapat membuat akta, di mana keluarga semenda dari isterinya menjadi pihak, oleh karena keluarga tersebut tidak ada hubungan dengan notarisnya. Semua isteri atau suami dari keluarga sedarah dari notaris adalah keluarga semenda (aanverwanten) dari notaris. Akan tetapi tidak semua istri atau suami dari keluarga semenda juga menjadi keluarga sedarah dari notaris, misalnya suami dari saudara perempuan dari isteri notaris tidak merupakan keluarga sedarah dari notaris. Notaris dapat menerimanya sebagai pihak dalam akta yang dibuatnya.

Menurut pasal 297 K.U.H. Perdata, larangan tersebut di atas tetap berlaku mengenai keluarga semenda, sekalipun isteri notaris itu telah meninggal dunia.

Ayat 2 dari pasal tersebut mengadakan pengecualian terhadap larangan itu dalam hal isteri, keluarga sedarah atau semenda tersebut bertindak dalam akta yang bersangkutan sebagai pembeli, penyewa, pengepah, pemborong atau penjamin, di mana penjualan di muka umum, sepanjang penjualan itu dapat dilakukan dihadapan notaris, persewaan, pengepahan atau pemborongan dikonstatir atau sebagai anggota rapat di mana dari apa yang dibicarakan oleh notaris dibuat berita-acaranya.

Ayat 2 tersebut pada hakekatnya tidak mempunyai arti, oleh karena penjualan, penyewaan dan yang lainnya dimuka umum tidak dapat dilakukan oleh notaris. hanya yang terakhir yang mempunyai arti, yakni tentang pembuatan berita-acara dari rapat, di mana orang-orang yang dimaksud dalam pasal 20 tersebut menjadi anggota rapat.

Cara menjadi pihak dalam akta notaris.

Di atas telah dikatakan, bahwa seseorang dapat menjadi pihak dalam suatu akta notaris dengan 3 cara, yakni :

1. dengan kehadiran sendiri,

2. melalui atau dengan perantaraan kuasa dan

3. dalam jabatan atau kedudukan.

Pihak dalam akta dengan kehadiran sendiri.

ad 1. DENGAN KEHADIRAN SENDIRI.

Dengan "pihak dengan kehadiran sendiri" dimaksudkan pihak (yang berkepentingan), yang hadir dan bertindak untuk diri sendiri (artinya bukan dalam suatu kedudukan atau jabatan), yakni apabila ia dalam akta yang bersangkutan dengan jalan menanda tanganinya memberikan suatu keterangan atau apabila dalam akta itu dinyatakan adanya suatu perbuatan hukum yang dilakukannya untuk dirinya sendiri dan untuk mana ia menghendaki akta itu menjadi buktinya atau apabila dalam akta itu dinyatakan, bahwa ia ada meminta untuk dibuatkan akta itu bagi kepentingannya sendiri.

Pihak dalam akta melalui atau dengan perantaraan kuasa.

ad 2.MELALUI ATAU DENGAN PERANTARAAN KUASA.

Untuk menjadi pihak (partij) dalam suatu akta tidak diharuskan, bahwa yang bersangkutan harus hadir sendiri dihadapan notaris, akan tetapi untuk itu seseorang dapat mewakilkan dirinya dengan perantaraan orang lain, baik dengan kuasa tertulis maupun dengan kuasa lisan. Dalam hal sedemikian, maka yang mewakili (gemachtigde) itu adalah pihak (partij) dalam kedudukan selaku kuasa (in hoedanigheid), sedang orang yang diwakilinya itu adalah pihak (partij) melalui atau dengan perantaraan kuasa (door gemachtigde).

Pihak dalam akta dalam jabatan atau kedudukan.

ad 3.DALAM JABATAN ATAU KEDUDUKAN.

Yang dimaksud dengan "pihak dalam jabatan atau kedudukan" ialah apabila seseorang menyatakan, bahwa ia bertindak di dalam akta yang bersangkutan bukan untuk dirinya sendiri, akan tetapi untuk orang lain, yakni bukan untuk membela kepentingannya sendiri, akan tetapi kepentingan orang lain, seperti misalnya seorang bapak yang menjalankan kekuasaan orang-tua atas anak-anaknya yang masih dibawah umur (belum dewasa), wali untuk mewakili anak yang berada di bawah perwaliannya, kurator, Direksi dari suatu perseroan terbatas, Pengurus dari perkumpulan atau Yayasan dan lain sebagainya. Di dalam semua hal ini mereka bertindak bukan untuk membela kepentingannya sendiri, akan tetapi kepentingan orang atau badan lain.

Dengan demikian seorang notaris tidak boleh membuat akta, di mana bertindak seorang wali, sekalipun wali itu tidak mempunyai hubungan keluarga dengan notaris itu, untuk mewakili seorang anak yang masih di bawah umur yang mempunyai hubungan keluarga yang dilarang oleh undang-undang dengan notaris itu.

Sebab dalam hal sedemikian, anak tersebut akan menjadi pihak dalam akta itu melalui "kuasa," sebagaimana yang dikatakan dalam pasal 20 P.J.N. Dalam hal ini hendaknya perkataan "kuasa" jangan diberikan arti yang sempit dengan pengertian "yang diberi kuasa," akan tetapi dalam arti "perwakilan" (vertegenwoordiger), sehingga di dalamnya termasuk tidak hanya yang diberi kuasa, akan tetapi juga bapak, wali atau kurator dan lain sebagainya, seperti yang disebutkan di atas.

Apabila seseorang dalam kedudukannya sebagai "wali" diwakili oleh seorang kuasa, maka yang diberi kuasa atau yang mewakili itu adalah "pihak dalam kedudukan," wali itu sendiri adalah "pihak dalam kedudukan melalui kuasa," sedang anak yang diwakili itu adalah "pihak melalui kuasa."

Perwakilan dengan jalan subsitusi.

Di samping cara perwakilan yang dikemukakan di atas, dapat pula ditempuh cara perwakilan lain, yakni dengan jalan "substitusi."

Apabila seorang kuasa bertindak atas nama pemberi kuasa, maka di dalam akta yang bersangkutan akan disebutkan nama dari yang diwakilinya (pemberi kuasa) itu dan dengan demikian pemberi kuasa diwakili dalam akta itu. Dalam hal ini pemberi kuasa bertindak dalam akta itu sebagai "pihak melalui kuasa," sedang yang diberi kuasa sendiri adalah "pihak dalam kedudukan" atau "selaku kuasa."

Dalam pada itu yang disebut terakhir ini (yakni : yang "diberi kuasa" atau "penerima kuasa") dapat pula mewakilkan dirinya kepada orang lain, dalam arti ia tidak perlu harus menjalankan sendiri kekuasaan yang diberikan kepadanya itu. Pada gilirannya ia dapat menguasakannya lagi kepada orang lain, dengan memberikan kepada orang lain itu kuasa yang dinamakan "onder volmacht," sedang yang menerima "ondervolmacht" itu dinamakan "onderlasthebber." Apabila "onderlasthebber" ini bertindak dalam akta, maka ia dinamakan "pihak dalam kedudukan." Di dalam akta yang bersangkutan ia akan menerangkan, bahwa ia bertindak sebagai kuasa dari penerima kuasa pertama (oorspronkelijke lasthebber), yang karenanya diwakilinya dalam kedudukannya tersebut dan dengan demikian dalam akta tersebut merupakan "pihak dalam kedudukannya melalui kuasa." Selanjutnya dalam akta itu juga akan diterangkan, bahwa penerima kuasa pertama (oorspronkelijke lasthebber) sewaktu memberikan "ondervolmacht" itu kepada "onderlasthebber," malakukan hal itu selaku kuasa dari pemberi kuasa, sehingga yang disebut terakhir ini juga diwakili, sekalipun secara tidak langsung, yakni melalui penerima kuasa pertama.

Demikianlah halnya, apabila akta itu menyebutkan tidak hanya "onderiasthebber" dan "pemberi kuasa pertama," akan tetapi juga "penerima kuasa pertama." Untuk dapat menyebut adanya "ondervolmacht" yang murni, maka diperlukan penyebutan dari "penerima kuasa pertama" sebagai principaal dari "onderlasthebber."

Dalam pada itu sebagai gand dari "ondervolmacht" dapat juga dilakukan dengan jalan "substitusi," seperti yang disebut di atas, di mana penerima kuasa semula berdasarkan "hak substitusi" yang diberikan kepadanya, menempatkan orang lain ditempatnya selaku penerima kuasa. Orang yang menerima substitusi itu dinamakan "kuasa substitusi" yang sekarang menggantikan tempat dari penerima kuasa, yang telah mengundurkan diri dari jalur hubungan yang ada semula antara ia sendiri dengan pemberi kuasa.

Dalam hal ini "si-kuasa substitusi" mewakili langsung pemberi kuasa, berbeda halnya dengan "onderlasthebber" yang disebut di atas. "Si-kuasa substitusi" sendiri adalah pihak dalam kedudukan, sedang pemberi kuasa adalah pihak melalui kuasa.

Kedua-duanya disebutkan dalam akta yang bersangkutan. Penerima kuasa pertama (yang telah mengundurkan diri) tidak lagi diwakili dan karenanya tidak merupakan pihak dalam akta, sekalipun ia disebut juga dalam akta. Si-kuasa substitusi dapat menyebutkan dalam akta itu. bahwa ia bertindak sebagai kuasa substitusi dari pemberi kuasa, tanpa tambahan keterangan apa-apa atau dapat juga menyebutkan sebagai tambahan perkataan-perkataan "substitusi mana dilakukan oleh tuan            (yakni penerima kuasa pertama), di dalam kedua cara mana penerima kuasa pertama tidak menjadi pihak dalam akta itu. Kalaupun dalam cara kedua disebutkan nama dari penerima kuasa pertama, namun ia tidak menjadi pihak dalam akta itu.

Akibat pelanggaran terhadap ketentuan dalam pasal 20 P.J.N.

Akibat pelanggaran terhadap ketentuan dalam pasal 20 P.J.N. ialah, bahwa akta itu masih mempunyai kekuatan seperti akta yang dibuat di bawah tangan, apabila akta itu ditanda tangani oleh para penghadap dan jika terdapat alasan, notaris yang bersangkutan berkewajiban untuk membayar biaya, ganti kerugian dan bunga kepada yang berkepentingan.

Kadang-kadang tidak mudah untuk mengetahui, apakah sesuatu perbuatan melanggar ketentuan dalam pasal 20 P.J.N. Di bawah ini diberikan beberapa contoh :

1.       Jika dalam akta yang dibuatnya notaris menerangkan, bahwa para penjamin (borgen) ada "solvabel," maka notaris adalah pihak dalam akta itu, sehingga dalam hal ini terdapat pelanggaran terhadap ketentuan dalam pasal 20 P.J.N.;

2.       Jika notaris menyatakan dalam aktanya tentang telah dilakukannya penyerahan dari barang yang bersangkutan atau tentang telah dilakukannya pembayaran dari harga penjualan barang itu, maka dalam hal itu notaris bukan menjadi pihak dalam akta itu;

3.       Apabila para pihak dalam akta, untuk pelaksanaan perjanjian dengan segala akibatnya, memilih tempat kedudukan (domisili) yang umum di kantor notaris yang membuat akta itu, maka notaris dalam hal ini bukan pihak, berdasarkan alasan bahwa karenanya tidak terjadi sesuatu ikatan hukum apapun antara para pihak dan notaris.

4.       Jika suami hadir untuk memberikan bantuan (bijstand) kepada isterinya, maka si-suami adalah pihak dalam akta yang bersangkutan (sepanjang menyangkut orang-orang terhadap siapa masih berlaku hukum Barat).

Notaris sebagai persero dalam perseroan di bawah firma atau pemegang saham dalam perseroaan terbatas.

Seorang notaris tidak boleh membuat akta untuk sesuatu perseroan di bawah firma, di mana ia menjadi salah satu peseronya, oleh karena antara para pesero firma terdapat perjanjian Baling pemberian kuasa dengan sendirinya menurut hukum dan karenanya notaris yang bersangkutan dalam hal itu akan diwakili oleh seorang penerima kuasa (yakni seorang pesero) dan dengan demikian notaris menjadi pihak dalam akta melalui atau dengan perantaraan seorang kuasa (lihat pasal 17 dan 18 K.U.H. Perniagaan).

Mengenai pertanyaan, apakah seorang notaris dapat membuat akta untuk perseroan terbatas, di dalam mana ia menjadi pemegang saham, harus dibedakan apakah perseroan terbatas tersebut telah merupakan badan hukum atau belum. Dalam hal perseroan terbatas telah menjadi badan hukum, maka tidak terdapat halangan notaris pemegang saham itu membuat akta untuk perseroan terbatas tersebut, oleh karena Direksi dari badan hukum itu tidak mewakili para pesero dalam perseroan tersebut, akan tetapi mewakili badan hukum itu.

Akan tetapi apabila perseroan terbatas ini belum merupakan badan hukum, maka notaris pemegang saham tidak dapat membuat akta untuk perseroan itu.

Jika notaris atau salah seorang anggota keluarganya menjadi  Direktur atau Komisaris dari suatu perseroan terbatas yang menjadi            badan hukum, maka notaris itu dapat membuat akta untuk perseroan itu, asal Baja notaris tidak bertindak dalam akta-akta notaris, maka jika diperhatikan isi dari pasal 41 P.J.N., pemberian grosse dari akta itu tidak dapat ditolak. Akan tetapi sudah barang tentu grosse sedemikian tidak dapat digunakan untuk tujuan eksekusi. Seseorang yang diancam eksekusi dengan grosse sedemikian dapat mengadakan perlawanan terhadap itu dan meminta kepada hakim untuk memberikan keputusan mengenai itu dalam sidang singkat (kort geding).