NOTARIS DAN AKTA

Mengenai tindakan dalam jabatannya sebagai notaris sering kali terjadi:

a.     Orang datang kepada notaris minta akta yang ada tanda tangannya/cap jempolnya para pihak, para saksi, dan notaris. Atau menanyakan, mengapa hanya diberikan akta turunan saja, tidak diberikan yang aslinya.

b.     Umumnya yang datang kepada notaris, tidak mengerti apa perbedaan antara :

-Akta notariil, (akta authentiek);

-akta yang dilegalisasi oleh notaris, dan

-akta yang diwaar-merking oleh notaris, atau

-apa itu copy collationee.

Akta Notariil (akta authentiek) yaitu:

Akta, atau juga disebut akte, ialah tulisan yang sengaja dibuat untuk dijadikan alat bukti. Akta itu bila dibuat dihadapan notaris namanya akta notarial, atau authentiek atau akta notaris.

Akta itu dikatakan “authentiek”, kalau dibuat dihadapan pejabat yang berwenang. Authentiek itu artinya sah. Karena notaris itu adalah pejabat yang berwenang membuat akta, maka akta yamg dibuat di hadapan notaris adalah akta authentiek, atau akta itu sah.

Akta dibawah tangan yaitu:

Sering orang membuat perjanjian, ditulis oleh pihak-pihak, tidak dibuat di hadapan notaris. Tulisan yang demikian disebut akta dibawah tangan. Dibawah tangan ini adalah terjemahan dari bahasa Belanda “ onderhands “

Ada kalanya yang dibuat dibawah tangan itu, para pihak kurang puas kalau tidak dicapkan di notaris. Notaris dalam hal ini dapat saja membubuhkan cap pada akta-akta di bawah tangan itu.Sebelum membubuhkan cap notaris, diberi nomor dan tanggal, nomor mana harus dicatat dalam buku “daftar akta“, kemudian diberikan kata-kata, dan ditandatangani oleh notaris.

Membubuhkan cap pada akta dibawah tangan semacam itu ada dua macamnya :

a. Legalisasi atau Pengesahan.

Untuk keperluan legalisasi itu, maka para penanda tangan akta itu hrus datang menghadap notaris, tidak boleh ditandatangani sebelumnya di rumah. Kemudian notaris memeriksa tanda kenal, yaitu KTP atau tanda pengenal lainnya. Pengertian kenal itu lain dengan pengertian sehari-hari, yakni notaris harus mengerti benar sesuai dengan kartu kenalnya, bahwa orangnya yang datang itu memang sama dengan kartu kenalnya, dia memang orangnya, yang bertempat tinggal di alamat kartu itu, gambarnya cocok.

Sesudah diperiksa cocok, kemudian notaris membacakan akta di bawah tangan itu dan menjelaskan isi dan maksud surat di bawah tangan itu.

Jika akta itu bertentangan dengan undang-undang, maka akta itu harus dirubah, akan tetapi bila yang bersangkutan tidak bersedia merubahnya, maka itu tidak boleh dilegalisasi. Rumusan legalisasi bunyinya sebagai berikut :

Legalisasi no :

Saya yang bertanda tangan dibawah ini BADU, Sarjana Hukum, notaris di Surabaya, menerangkan bahwa kepada orang yang namanya FULAN, pekerjaan                   bertempat tinggal di                     dan seterusnya yang saya, notaris kenal, sudah saya terangkan dengan jelas isi dan maksud dari akta ini kemudian sesudah itu ia membubuhkan tanda tangannya dihadapan saya, notaris, pada hari ini Senin tanggal satu Januari seribu sembilan ratus tujuh puluh sembilan (1-1-1979).

Notaris di Surabaya

Cap & ttd

BADU, S.H.

Oleh karena itu, akta di bawah tangan yang dilegalisasi itu sah karena:

- isinya tidak bertentangan dengan Undang-undang yang berlaku.

- yang menanda tangani betul orangnya yang bersangkutan.

- tanggal memang dibuat pada waktu itu, bukan tanggal lainnya.

b. Diwaarmerking atau Didaftar atau Ditandai yaitu;

Untuk waarmerking akta dibawah tangan maka para penandatangan tidak perlu datang menghadap kepada notaris, cukup surat saja yang sudah ditandatangani itu dibawa ke notaris. Rumusannya WAARMERKING itu pada umumnya sebagai berikut :

Nomor :

Di daftar dalam buku yang disediakan untuk keperluan itu oleh saya BADU, Sarjana Hukum, notaris di Surabaya.

Surabaya, 1-1-1979

Notaris di Surabaya

Cap, tandatangan

BADU, S.H.

Di dalam waarmerking itu notaris hanya mendaftar, jadi tidak menjamin :

- bahwa isinya diperkenankan oleh hukum.

- apa yang menandatangani memang betul orang yang bersangkutan.

- apa tanggal yang ada pada akta dibawah tangan itu memang ditandatangani pada waktu itu

Waarmerking hanya mempunyai arti penegasan tanggal saja, artinya bahwa pada tanggal diwaarmerking itu, akta itu sudah ada,lain tidak. Notaris tidak membaca aktanya yang diwaar-merking itu.

Kebanyakan masyarakat menganggap bahwa waarmerking itu sama dengan legalisasi, karena ada cap notaris, yang bergambar garuda, maka dianggap sah sma dengan legalisasi.

Seringkali terjadi jual beli rumah yang berdiri di atas tanah persewaan Kotamadya Surabaya, hanya diwaarmerking saja. Seyogyanya hal yang demikian itu dihindarkan. Paling tidak mestinya dengan akta di bawah tangan yang dilegalisasi, lebih baik – lebih kuat bila dibuat dengan akta notaris.

Akta yang dibuat di hadapan notaris itu akta authentiek, sedang akta yang dibuat hanya diantara pihak-pihak yang berkepentingan itu namanya akta di bawah tangan.

Akta adalah tulisan yang sengaja dibuat untuk dijadikan alat bukti. Menurut ketentuan hukum, barangsiapa mengatakan sesuatu harus membuktikan kebenarannya.

Biasanya bukti itu diperlukan kalau ada sengketa, atauakan ada transaksi jual beli atau disewakan. Orang yang membeli menyewa pasti menanyakan apa bukti kalau barang itu adalah miliknya.

Akta tidak dapat dibuat, kalau orang yang hendak menjual menyewakan tidak mempunyai bukti atas kepemilikannya. Hal demikian sering dijumpai, yang mempunyai rumah hanya mengatakan bahwa rumah itu adalah kepunyaan saya, karena saya membangun sendiri tanpa menujukkan ijin membangun dan lain-lainnya. Dalam menghadapi hal demikian, agar notaris ada landasan membuat aktanya, maka saya minta agar yang mempunyai rumah itu minta keterangan kepada lurah bahwa rumah itu adalah betul miliknya.

Sebenarnya, akta authentiek, akta dibawah tangan yang dilegalisasi atau diwaarmerking, sama saja dalam hal tidak ada persoalan, (ini dalam hal tertentu) contoh :

1. A berhutang kepada B, hanya lisan saja.

2. C berhutang kepada D, dengan dibuatkan tanda penerimaan.

3. X berhutang kepada Y, dengan dibuatkan akta notaris.

Kemudian ada persoalan, jika yang berhutang mengelak, merasa tidak berhutang, dan seterusnya tidak mau membayar hutangnya.

Buat yang tersebut dalam contoh nomor :

1. Uang A akan hilang begitu saja.

2. C harus membuktikan bahwa ada kuitansi, dan kuitansi itu benar, sebagai tanda penerimaan hutang.

3. X cukup hanya menunjukkan adanya akta, selanjutnya jika Y membantah maka Y membuktikan bahwa akta itu tidak benar.

Kalau hutang itu dilunasi, ketiga hal itu sama saja, baik hanya mondeling, kuitansi atau akta authentiek. Lantas, apakah semua akta itu dapat dibuat dibawah tangan saja kalau begitu ? Jawabnya : Tidak. Ada akta yang harus dibuat akta authentiek : antara lain akta pendirian PT, Firma, Yayasan, akta adoptie, akta perjanjian kawin, dan lain sebagainya.

Copy Colationee yaitu:

Jika notaris diminta turunan akta dibuat di notaris lainnya atau turunan dari akta di bawah tangan, maka turunan itu disebut Copy Colationee. Untuk ini dalam akhir akta ditulis sebagai berikut :

Diberikan oleh saya, Badu, Sarjana Hukum, notaris di Surabaya, turunan sesuai dengan aslinya surat dibawah tangan bermeterai cukup tertanggal yang untuk keperluan ini diperlihatkan kepada saya notaris. Turunan mana setelah kata demi kata dicocokkan dengan surat aslinya tersebut, maka mana dikeluarkan pada hari ini, hari Senin tanggal..dan seterusnya.

Surabaya, 1-1-1979

Notaris di Surabaya

Cap, tandatangan

BADU, S.H.

Akta-akta yang tidak disebutkan dalam Undang-undang harus dengan akta authentiek boleh saja dibuat dibawah tangan, hanya kekuatan buktinya kalau menginginkan kuat haruslah dibuat dengan akta authentiek.

Akta yang dibuat di hadapan notaris maka:

1. Aslinya, yaitu yang ditandatangani oleh penghadap, saksi-saksi dan notaris, namanya minit harus disimpan oleh notaris. Penghadap hanya diberikan turunannya saja yang ditandatangani notaris. Dalam kalimat akhir akta ditulis : diberikan sebagai turunan, diberikan sebagai turunan yang sama bunyinya, sebelum kalimat itu, ditulis : asli akta ini telah ditandatangani dengan semestinya.

2. Setiap bulan minit-minit dijadikan satu, harus di bendel oleh notaris.

3. Notaris harus membuat buku repertorium, yakni daftar akta yang dibuatnya, dengan menyebutkan, nomor akta, tanggal akta, jenis akta, dan siapa-siapa yang menandatangani akta itu.

4. Buku repertorium itu disimpan sebagai protocol notaris

5. Minit akta, harus diberi meterai.

Sepuluh tahun lagi atau 20 tahun lagi, yang berkepentingan dalam akta, bila memerlukan turunannya, maka bisa datang ke notaris untuk minta turunan dimaksud, karena minitnya tetap tersimpan.