Selasa, 06 Oktober 2009

PENGANTAR SELUK BELUK NOTARIS PRAKTEK






BAB I

PENDAHULUAN

Sebagai perwujudan dari salah satu kalimat dalam kata pengantar tulisan ini, ilustrasi yang hendak penulis kemukakan itu misalnya sebagai berikut:

Seorang (pria atau wanita) bangsa/warganegera Indonesia, berumur 35 tahun, bernama AMZ (Nama lengkapnya "Abdi Masyarakat Zahid" (saleh), yang memang diharapkan demikian dari seorang Notaris. Diambil dari huruf-huruf permulaan (A), tengah (M) dan akhir (Z) abjad, dengan harapan agar seorang Notaris senantiasa bertindak/bersikap objektif dan tidak berpihak (netral) dalam perilaku, terutama yang menyangkut pengabdiannya kepada/ bagi masyarakat/Negara.*), setelah menamatkan pelajarannya di Jurusan/Program Pendidikan Notariat Fakultas Hukum Universitas Padjadjaran di Bandung, dan menyandang predikat "Kandidat/ Calon Notaris", berdasarkan permohonannya telah diangkat oleh Pemerintah c.q. Menteri Kehakiman untuk menjabat Notaris di Bandung.

Atas biaya dan usaha/ikhtiar sendiri ia membuka kantor di Jalan Merdeka no. 17, setelah diambil sumpah (atau janji yang diucapkannya) di hadapan Gubernur (atau Wakil Gubernur Residen/Pembantu Gubernur) Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat.

Dalam beberapa hari setelah diambil sumpahnya (atau janji yang diucapkannya) itu, yang berarti sudah memangku jabatannya, sang Notaris baru itu mengirimkan:

— tanda tangan dan paraf-nya dan

— teraan dengan tints merah dari cachet/cap yang akan dipergunakannya,
kepada:

(1) Sekretaris Negara, (2) Departemen Kehakiman, (3) Panitera Mahkamah Agung, (4) Panitera Pengadilan Negeri di mana ia bertempat kedudukan (dalam hal ini Pengadilan Negeri Kelas I Bandung) dan (5) Gubernur, Kepala Daerah di daerah jabatan-nya (dalam hal ini Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat di Bandung).

Beberapa hari setelah kantornya itu dibuka, Notaris AMZ kedatangan dua orang tamu, yang selanjutnya akan merupakan langganan/klien (client)-nya, bernama Alpha dan Beta, yang kedua-duanya dikenal olehnya, dengan maksud akan membuat akta perjanjian perdamaian (dading).

Maka disusun/dikonsep, ditik, dibacakan dan ditanda tanganilah minuta akta perjanjian perdamaian yang dikehendaki oleh kliennya itu, yang berbunyi sebagai berikut:
 Lihat disini http://www.4shared.com/account/file/137980193/d6c017f3/contoh_akta_perdamaian.html

Keterangan
I. Permulaan (awal) akta.
1) Pencantuman judul (nama) akta tidak diatur secara jelas dalam perundangan (PJN), akan tetapi mengingat hal itu penting, a.l. mengenai penyelenggaraan /memasukkan ke dalam repertorium, buku akta dll. (protokol), dalam akta- akta notaris judul akta ini selalu dimuat.
2) Pencantuman nomor pada setiap akta notaris penting sehubungan antara lain dengan ketentuan pasal 36 dan 36a PJN.
3) Penanggalan harus selalu dicantumkan dalam akta notaris, untuk memenuhi ketentuan pasal 25 ayat 2 huruf d jo pasal 1 PJN.
Sanksinya dapat dibaca dalam ayat 3 pasal 25 PJN tsb.
4) Nama lengkap (kecil, keluarga/voornamen en naam, bila familienaam itu memang ada/dipakai oleh Notaris ybs), demikian tempat kedudukan (standplaats) Notaris harus dicantumkan dalam setiap akta notaris menurut ketentuan pasal 25 ayat 2 PJN, dengan sanksi sebagaimana kita baca dalam ayat 3 pasal itu.
5) Berdasar atas ketentuan pasal 22 ayat 2 PJN mereka yang bertindak selaku saksi dalam penyelesaian -(verleden) akta-akta notaris, harus dikenal oleh Notaris- atau -identitas dan wewenangnya diterangkan (diperkenalkan) kepada Notaris oleh seorang atau lebih mereka yang menghadap, hal mana dinyatakan dalam akta ybs., dengan sanksi yang tercantum pula dalam pasal itu. Siapa yang boleh menjadi saksi dalam akta notaris, disebut dalam pasal 22 ayat 3 PJN.
II. Komparisi/tindakan menghadap (Lihat Bab II tulisan ini)
(6) Pencantuman nama lengkap, pekerjaan atau jabatan (sepanjang hal ini dapat diberitahukan) dan tempat tinggal setiap penghadap dan (bila ada) yang diwakilinya merupakan keharusan dalam akta notaris, sehubungan dengan ketentuan ayat 2 pasal 25 PJN.
7) Hal "renvooi", berupa gantian, coretan atau tambahan itu menurut ketentuan pasal 32 PJN, yaitu:
       bahwa semua perubahan dan tambahan (Perkataan/bilangan dsb.) yang terdapat pada akta notaris harus ditulis di pinggir halaman akta ybs., yang biasa disebut "renvooi";
       bahwa setiap renvooi itu hanya sah bila ditandatangani (dalam praktek kebanyakan diparaf) (disahkan/goedgekeurd/approved) oleh semua penghadap, para saksi dan notaris ybs.;
bahwa jika perubahan atau tambahan itu terlalu panjang untuk ditulis di pinggir akta, maka penulisan itu dilakukan di bagian akhir akta itu sebelum penutupan, dengan menunjuk pada halaman dan baris ybs.; dan
       bahwa bilamana renvooi itu tidak dilakukan secara demikian, maka perubahan dan tambahan itu tidak berharga (batal).
8) Pencantuman, bahwa (para) penghadap "telah dikenal oleh" atau "diperkenalkan kepada" Notaris dapat ditempatkan baik segera setelah komparisi atau sebelum akhir akta. Apabila para pihak lebih dari dua, sebaiknya/lebih praktis hal ini dicantumkan sebelum akhir akta, agar penyebutan kalimat itu cukup satu kali saja (tidak berkali-kali).

Hal ini perlu dicantumkan sehubungan dengan ketentuan pasal 24 PJN.

III. Premisse atau preaemisse

9) Istilah ini dalam bahasa Perancis disebut juga "premisses", Latin "praemissae", yang dalam hal ini dimaksud keterangan atau pernyataan pendahuluan yang merupakan dasar atau pokok masalah yang akan diatur dalam sesuatu akta guna memudahkan pengertian apa yang dimaksud dengan dibuatnya akta itu. Jadi semacam "prolo "/ "mukadimah ".
Tidak semua akta memuat premisse; jadi jika dianggap perlu/penting saja, yaitu biasanya akta-akta yang (dianggap) (agak) ruwet.
10) Yang dimaksud "surat-juru-sita" itu ialah apa yang dalam bahasa Belanda disebut "deurwaardersexploit", ex pasal 388 RIB/HIR misalnya (a.l.).
IV. Isi akta
11)Pada bagian ini diuraikan secara jelas/terang (mendetail) bahan (materie) sesuai /sehubungan /seirama dengan judul akta dan bila ada dengan premisse tsb., sebagaimana dikehendaki oleh:
      Notaris dalam akta-akta yang memuat risalah atau berita acara ("relaas acte"), dan/atau
       (para) penghadap atau pihak-pihak yang menghendaki dibuatnya akta ini (Lihat pasal 1 PJN);
yang kesemuanya itu selaras atau tidak melanggar/bertentangan dengan undang-undang dan peraturan hukum lainnya yang berlaku, ketertiban umum dan ketatasusilaan, sedangkan bentuk/teknik dll.-nya dengan memperhatikan pula a.l. ketentuan-ketentuan dalam Bab III (pasal 20 s/d 49) PJN.
Bagaimana sistimatiknya tidak dijelaskan dalam undangundang/perundangan (peraturan), akan tetapi biasanya penyusun/perumus akta-akta, seperti Notaris, memperhatikan materi dalam peraturan hukum ybs. Dalam menyusun pasal-pasal (clausules) atau urutan isi akta mendahulukan apa yang merupakan esensialia (essentieel/essentiele), yaitu mengutamakan dan selalu mencantumkan hal-hal yang pokok (tidak dapat dihilangkan/ditiadakan), seperti dalam jual-beli "penyerahan benda/kebendaan oleh pihak penjual" dan "membayar harga oleh pihak pembeli" (pasal 1457 BW).

12) Klausula ini dalam bahasa Belanda berbunyi seperti elkander over en weer volledig kwijting en decharge verlenen" atau "  verlenende partijen elkander hier-door over en weer volledige, voorbehoudloze en definitieve kwijting en decharge".

V. Akhir akta

13)Penyebutan tentang nama lengkap, pekerjaan /jabatan dalam masyarakat dan tempat tinggal dari para (masingmasing) saksi diatur dalam pasal 25 ayat 2 huruf c PJN dengan sanksi sebagaimana tercantum dalam ayat 3 pasal itu.

14)Keharusan para Notaris membacakan akta yang dibuat (verleden) di hadapannya kepada (para) penghadap, para saksi dsb. (dalam relaas-acte hanya kepada para saksi saja), demikian pula penanda tangannya tercantum dalam pasal 28 PJN, dengan sanksinya masih terdapat dalam pasal itu juga.

15) Tentang "renvooi" ini, lihat keterangan 7 di atas, juga pasal 33 dan 34 PJN.

Catatan
1. Intisari:

I. Permulaan (awal) akta,
II. Komparisi,
III. Praemisse,
IV. Isi akta dan
V. Akhir akta, pada pinggir ilustrasi/contoh tersebut merupakan catatan penulis sendiri.

2. Tentang awal dan akhir akta notaris, renvooi dan lain-lain tersebut di atas, sesuai dengan keputusan Kongres INI, yang merupakan Lampiran II "NOTARIS I", dan berbunyi sebagai berikut:

Kongres ke-X IKATAN NOTARIS INDONESIA yang diselenggarakan di Jakarta pada tanggal 1 s/d 3 Desember 1977, dengan thema "MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI BIDANG HUKUM KEPADA MASYARAKAT", setelah mendengar:

a. kertas kerja Notaris J.N. SIREGAR S.H. tentang "Perkembangan bahasa Indonesia dalam bidang Notariat";

b. tanggapan dan usul-usul dari para peserta dalam Bidang pleno dan rapat komisi perumus;
— Kongres mengambil keputusan sebagai berikut:
— menganjurkan kepada segenap anggota IKATAN NOTARIS INDONESIA dalam rangka meningkatkan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, untuk menggunakan susunan bahasa dalam bagian:

1. Awal akta notaris;
2. Akhir akta notaris;
3. dan lain-lain.
sebagai berikut:
ad. 1. AWAL AKTA:
Pada hari ini, Sabtu, tanggal tiga Desember seribu sembilan ratus tujuh puluh tujuh (3-12-1977)*) menghadap kepada saya, Salim, Sarjana Hukum, notaris di Jakarta, dengan dihadiri para saksi yang saya, notaris, kenal dan akan disebut pada bahagian akhir akta ini:
ad. 2. AKHIR AKTA:
*) Angka tidak diharuskan

DEMIKIAN AKTA INI
dibuat dan diselesaikan di Jakarta pada hari dan tanggal tersebut pada bahagian awal akta ini, dengan dihadiri oleh:
1. tuan Hasan, Sarjana Hukum, Pengacara, bertempat tinggal di Jakarta, Jalan Solo nomor
dan
2. tuan Ali, pegawai Notaris, bertempat tinggal di Jakarta, Gang Hasbi nomor         sebagai saksisaksi.
Setelah saya, notaris, membacakan akta ini kepada para penghadap dan para saksi, maka segera para penghadap, para saksi dan saya, notaris, menanda tangan akta ini.
Dibuat dengan satu gantian, satu coretan, tanpa tambahan. **)
ad. 3. Penyebutan saksi pengenal:
Para penghadap, masing-masing diperkenalkan kepada saya, notaris, oleh para saksi pengenal, yang turut menghadap kepada saya, notaris, dan yang menerangkan, bahwa mereka adalah:
1. tuan Amat, jurugambar, bertempat tinggal di Jakarta, Jalan Sawo nomor           , dan
2. nova Aminah, pramugari, bertempat tinggal di Jakarta, Jalan Solo nomor
ad. 4. Dan lain-lain:
a. Yang dicantumkan dalam turunan akta:
       Minuta akta ini telah ditandatangani dengan sempurna;
Diberikan sebagai turunan;
Diberikan sebagai grosse pertama kepada dan atas permintaan      
       Renvooi dalam turunan akta cukup diparap
tidak mempergunakan istilah lain seperti:
       penggantian;
       pencoretan;
       penambahan.

oleh Notaris saja, tidak perlu diberi penjelasan lain;

b. Mengenai penghadap, supaya tetap dipergunakan perkataan:
tuan, nyonya, nova, kecuali penghadap menghendaki sebutan lain, misalnya: ibu, bapak dan sebagainya.

Jakarta, 3 Desember 1977.

PENGURUS PUSAT IKATAN NOTARIS INDONESIA.
KETUA UMUM:
ttd.
NOTARIS G.H.S. LOEMBAN TOBING S.H.
SEKRETARIS UMUM:
ttd.
NOTARIS ALI HARSOJO.

Notaris AMZ dengan cermatnya tidak lupa menggunakan kertas bermeterai atau mengenakan/menerakan meterai pada semua akta yang dibuatnya, baik oleh maupun di hadapannya, sebesar Rp. 1.000,- (seribu rupiah), sesuai dengan ketentuan pasal 2 ayat (1) dan (2) UU No. 13/1985 tentang Bea Meterai.

Mengingat demikian pentingnya, hal bea meterai ini akan diterangkan lebih lanjut dalam bab tersendiri tulisan ini.
Kepada para pihak ybs./berkepentingan, dari minuta akta tersebut oleh notaris diberikan masing-masing sebuah turunannya, yang berkalimat (clausule) akhir sebagai berikut:

Dibuat dengan satu gantian, satu coretan dan satu tambahan.

Akta tsb. diberi nomor (dalam contoh/ilustrasi tersebut nomor 1) dan akta-akta selanjutnya bernomor urut, yaitu tiap-tiap bulan dimulai dengan nomor 1 dan dicatat dalam repertorium dan klapper serta dalam daftar-daftar, sebagaimana dimaksudkan dalam pasal 36, 36a, 45 PJN. Repertorium itu berlajur (kolom) s.b.b.:
       nomor
       nama-nama yang menghadap
       jenis akta
       tanggal akta
       nomor bulan akta.

Tiap-tiap halaman repertorium diparaf oleh Ketua Pengadilan Negeri di mana Notaris itu bertempat kedudukan. Pada halaman muka dicatat s.b.b.:

Daftar Akta (Repertorium) ini yang terdiri dari    halaman
dan dipegang oleh    notaris di       menurut pasal 45 dari Reglemen Jabatan Notaris di Indonesia (Lembaran Negara 1860 No. 3) pada hari ini        tanggal
           bulan  tahun            telah dibubuhi tanda tangan pada halaman pertama dan terakhir dan tanda paraf pada halaman-halaman lainnya oleh kami.

Ketua Pengadilan Negeri di          

Minuta-minuta yang telah dibuat tiap-tiap bulan itu disatukan/dibundel dalam satu buku, yang di atas sampulnya bertuliskan jumlah minuta yang terdapat di dalamnya, bulan dan tahun ybs., yang beserta arsip/protokol lainnya' tsb. di atas disimpan dalam tempat/ruangan khusus (kluis) demi keamanan, sebagaimana dimaksudkan dalam pasal 61 PJN.

Notaris AMZ juga tidak melupakan kewajiban-kewajiban lain, seperti penanda tanganan di atas sampul bundel minuta akta-akta yang dimaksud dalam pasal 36, mengirimkan tiap-tiap bulan daftar akta-akta yang disebut dalam pasal 36a PJN ke Kantor Pusat Daftar Wasiat Departemen Kehakiman dan Balai Harta Peninggalan, pemberitahuan tentang surat-surat wasiat kepada yang berkepentingan dimaksud dalam 37, 37a, 37c, penyampaian salinan dari repertorium yang dimaksud dalam pasal 48 dan 49 PJN, dengan selalu ingat akan kepentingan para langganannya khususnya dan masyarakat (lebih) luas pada umumnya, serta sanksi-sanksi yang terdapat dalam PJN yang akan menimpa dirinya bila martabat dan tugas jabatannya itu diabaikan atau dilalaikan.


Catatan :
(Di re-type dari Buku NOTARIS II – karangan Notaris KOMAR ANDASASMITA, sebagai bahan materi kuliah di MKN Unsri)





Tidak ada komentar:

Poskan Komentar